Datenschutzhinweis zum Bestellformular

Datenschutzhinweis zur Bestellung des TK-Pflichtenpakets NIS2

Verantwortlich ist die Blackfort Technology UG (haftungsbeschränkt), Ernst-Robert-Curtius-Straße 8A, 53117 Bonn, Telefon +49 228 29978061, E-Mail info@blackfort-tec.de. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, weil wir dazu nicht verpflichtet sind. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an info@blackfort-tec.de.

Welche Daten wir verarbeiten: die Angaben aus dem Formular (Firma, Rechtsform, Anschrift, Umsatzsteuer-ID und Telefonnummer, falls angegeben, Name, Funktion im Unternehmen und E-Mail-Adresse der bestellenden Person, Ihre Bestätigungen zur Bestellung als Unternehmen und zu den Bedingungen), den Zeitpunkt der Bestellung, die Kampagnenkennung, falls Sie über einen Link oder QR-Code aus unserem Brief kommen, und den späteren Schriftverkehr zur Bestellung. Beim Absenden verarbeitet der Server Ihre IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher, um massenhafte Bestellungen zu begrenzen; sie wird nicht gespeichert.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Prüfung und Annahme der Bestellung, Lieferung, Rechnung, Änderungsdienst und Rückfragen: Sind Sie selbst unser Vertragspartner, etwa als Einzelunternehmer, ist Rechtsgrundlage die Vertragserfüllung und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bestellen Sie für ein Unternehmen, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, den Vertrag mit diesem Unternehmen abzuwickeln und mit seinen Ansprechpartnern zu kommunizieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Aufbewahrung von Rechnungen und geschäftlichem Schriftverkehr: gesetzliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB).
• Prüfung, ob die bestellende Firma existiert und als Unternehmen bestellt, Begrenzung massenhafter Bestellungen, Schutz vor Missbrauch sowie die Auswertung, wie viele Bestellungen aus unserem Brief und von der Website kommen (wir zählen Bestellungen, keine Personen): berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser Interesse ist eine sichere Abwicklung und die Bewertung unserer Werbung.
• Nach Abschluss des Vertrags Hinweise per E-Mail auf eigene Leistungen zu denselben TK-Pflichten, etwa die Verlängerung des Änderungsdienstes und unsere Beratung zur Umsetzung: berechtigtes Interesse an Direktwerbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 7 Abs. 3 UWG). Sie können dem jederzeit widersprechen, ohne dass dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Eine kurze Nachricht an info@blackfort-tec.de genügt.
• Durchsetzung offener Forderungen: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Pflichtangaben: Firma, Rechtsform, Anschrift, Name, Funktion, E-Mail-Adresse und die beiden Bestätigungen brauchen wir für den Vertrag. Ohne sie können wir nicht liefern. Umsatzsteuer-ID und Telefonnummer sind freiwillig.

Wie wir arbeiten, und wer die Daten erhält

• Das Formular sendet Ihre Angaben über den E-Mail-Dienst Mailjet, einen Dienst der Sinch-Gruppe (Sinch AB, Stockholm), an unser Postfach bei Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin). Über Mailjet versenden wir auch Eingangsbestätigung und Liefermail mit den Paketdateien. Beide Anbieter arbeiten für uns als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).
• Mailjet speichert die Daten nach eigenen Angaben in Rechenzentren von Google Cloud in Frankfurt am Main und in Saint-Ghislain (Belgien). Soweit Gesellschaften der Sinch-Gruppe Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, stützt sich die Übermittlung auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und, für den E-Mail-Bereich von Sinch, auf das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO).
• Microsoft speichert und verarbeitet die Daten von Microsoft 365 für Kunden in der EU innerhalb der EU-Datengrenze (Rechenzentren in EU- und EFTA-Staaten). In begrenzten, von Microsoft beschriebenen Fällen können Daten außerhalb verarbeitet werden; Microsoft nimmt dafür am EU-US Data Privacy Framework teil (Art. 45 DSGVO).
• Die Website betreiben wir auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, im Rechenzentrum Falkenstein (Sachsen), ebenfalls als Auftragsverarbeiter. Dort wird die Bestellung zusätzlich in einem Bestellprotokoll gespeichert.
• Ihr personalisiertes Paket erzeugen wir auf eigenen Systemen in Deutschland. Dabei verarbeiten wir nur den Firmennamen.
• Bei der Prüfung der Bestellung setzen wir den KI-Dienst Claude der Anthropic Ireland, Limited, Dublin, ein. Der Dienst erhält dabei nur Angaben zum Unternehmen (Firma, Rechtsform, Anschrift, Umsatzsteuer-ID und die Domain Ihrer E-Mail-Adresse), keine Namen und keine vollständigen E-Mail-Adressen. Rückfragen beantworten wir, ohne Ihre personenbezogenen Daten an KI-Dienste zu übermitteln. Enthält die Firma Ihren Namen, etwa bei einem eingetragenen Kaufmann, verarbeiten wir ihn dabei auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Prüfung der Bestellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Anthropic verarbeitet Eingaben nach ihrer Datenschutzerklärung (https://www.anthropic.com/legal/privacy) auch in den USA, gestützt unter anderem auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Über Annahme und Lieferung entscheidet ein Mensch bei uns; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
• Rechnungsdaten erhält unsere Steuerberatungskanzlei für Buchhaltung und Steuererklärungen. Bei Zahlungsverzug können wir die zur Durchsetzung nötigen Daten an Rechtsanwälte und Gerichte übermitteln.

Speicherdauer: Ihre Bestell- und Kontaktdaten speichern wir für die Abwicklung des Vertrags und des Änderungsdienstes einschließlich etwaiger Verlängerungen. Danach bewahren wir Rechnungen acht Jahre und geschäftlichen Schriftverkehr zur Bestellung sechs Jahre auf, jeweils ab Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind (§ 147 AO, § 257 HGB); die Frist verlängert sich, solange die Unterlagen für eine noch nicht abgelaufene steuerliche Festsetzungsfrist von Bedeutung sind. Das Bestellprotokoll auf dem Webserver löschen wir drei Monate nach Eingang der Bestellung. Bestellungen, die wir nicht annehmen, löschen wir in allen Ablagen nach drei Monaten. Haben Sie Hinweisen auf weitere Leistungen widersprochen, führen wir Ihre E-Mail-Adresse in einer Sperrliste, solange wir Ihnen solche Hinweise sonst schicken könnten, längstens bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist für den Schriftverkehr.

Ihre Rechte: Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77), etwa bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Der Verwendung Ihrer Daten für Werbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Eine Nachricht an info@blackfort-tec.de genügt.

Weitere Informationen, etwa zu Server-Protokollen und Webanalyse, finden Sie in unserer Datenschutzerklärung: https://www.blackfort-tec.de/datenschutz