Rechnungen und Belege automatisch erfassen
KI in der Buchhaltung, ohne die Software zu wechseln
Jemand in Ihrem Team tippt jede Rechnung von Hand in die Tabelle? Die KI liest Belege samt Anhängen und trägt die Angaben in Ihre vorhandene Tabelle ein. Unsichere Felder sind markiert, Ihr Team prüft nur diese.
Zuerst die ehrliche Frage: Brauchen Sie uns dafür?
Für die reine Finanzbuchhaltung gibt es gute Belegerkennung in Buchhaltungsprogrammen und über die Steuerkanzlei. Dann ist das der einfachere und meist günstigere Weg, und wir sagen Ihnen das im Erstgespräch.
Buchhaltungsprogramm oder Steuerkanzlei reichen, wenn
- Die Belege werden nur für die Finanzbuchhaltung gebraucht.
- Ihr Buchhaltungsprogramm hat eine Belegerkennung, oder Ihre Steuerkanzlei verarbeitet die Belege mit ihren DATEV-Lösungen.
- Die Felder, die Sie brauchen, sind die üblichen: Lieferant, Datum, Betrag, Steuer, Konto.
Ein Paket lohnt sich, wenn
- Die Angaben gehen in eine eigene Tabelle mit eigener Vorgabe, etwa für Controlling, Projektabrechnung oder Weiterberechnung an Ihre Kunden.
- Abrechnungen kommen mit vielen Anhängen, und die Werte müssen aus mehreren Dokumenten zusammengetragen werden.
- Das Ziel ist eine Fachanwendung mit eigenem Importformat, für das es keine fertige Schnittstelle gibt.
- Heute tippt jemand regelmäßig Belege von Hand ab, obwohl ein Buchhaltungsprogramm vorhanden ist.
So läuft es
Belege kommen wie gewohnt an
In einem Ordner in OneDrive oder SharePoint oder in einem eigenen Postfach, an das weitergeleitet wird. Papier wird vorher gescannt.
Jeder Beleg wird gelesen, auch Scans und Anhänge
Die Angaben landen genau in den Spalten Ihrer Tabelle, etwa Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuer, Brutto, Kostenstelle, Projekt, Fälligkeit. Die Zuordnung legen wir einmal mit Ihnen fest.
Unsicheres wird gelb markiert
Jede Zeile verweist auf den Beleg. Felder, bei denen das Modell unsicher ist oder bei denen Summen nicht aufgehen (Netto plus Steuer ungleich Brutto, Rechnungsnummer doppelt), sind gelb markiert.
Ihr Team prüft und hakt ab
Geprüft werden die markierten Felder. Bearbeitete Belege wandern in einen Ordner „Erledigt“. Die Tabelle bleibt die Arbeitsgrundlage Ihres Teams.
Was die Lösung nicht macht
Keine Buchungen, keine Zahlungen, keine Freigaben. Sie ersetzt weder Ihr Buchhaltungsprogramm noch Ihr Belegarchiv. Entschieden wird bei Ihnen.
Rechnen Sie selbst nach
Ob sich ein Paket lohnt, hängt an drei Zahlen: Belege im Monat, Minuten je Beleg heute und Minuten je Beleg, die für die Prüfung bleiben. Ein Beispiel mit angenommenen Werten:
150 Belege im Monat
Annahme
4 Minuten je Beleg heute
zusammen 10 Stunden
1 Minute Prüfung je Beleg
bleiben 2,5 Stunden
Beispielrechnung mit angenommenen Werten, keine Zusage. Wie viel Zeit bei Ihnen wegfällt, messen wir im Test an Ihren eigenen Belegen.
Für Steuerkanzleien
Mandantendaten unter Schweigepflicht
Steuerberaterinnen und Steuerberater unterliegen der Schweigepflicht nach §203 StGB. Wer Mandantenbelege mit KI verarbeiten will, kann die Lösung auch lokal in der eigenen Kanzlei betreiben lassen.
Lokale KI für Praxen und Kanzleien →Betrieb
Bei uns, mit eigenem KI-Zugang oder im Haus
Die Lösung kann bei uns laufen, über Ihren eigenen Vertrag mit einem Modellanbieter oder in Ihrer Infrastruktur. Die vier Betriebsoptionen und die übrigen Pakete stehen auf der Übersicht.
Zu den Betriebsoptionen →Festpreis nach kostenloser Demonstration
Im Erstgespräch nennen Sie Menge, heutigen Zeitaufwand und Ihre Vorlage. Danach zeigen wir die Lösung kostenlos an synthetischen Beispieldaten in Ihrer Tabellenstruktur und nennen einen Festpreis. Echte Belege verarbeiten wir erst nach den nötigen Vereinbarungen und Ihrer Freigabe.
Häufige Fragen
Ersetzt das unser Buchhaltungsprogramm?
Nein. Die Lösung füllt eine Tabelle oder eine Importdatei. Gebucht wird weiter in Ihrem Buchhaltungsprogramm oder bei Ihrer Steuerkanzlei, Aufbewahrung und Archiv der Belege bleiben, wie sie sind.
Wir arbeiten mit DATEV und einer Steuerkanzlei. Brauchen wir Sie dann?
Oft nicht. Wenn die Belege nur in die Buchhaltung gehen, ist die Belegerkennung über Ihre Steuerkanzlei meist der einfachere Weg. Das sagen wir Ihnen im Erstgespräch auch so. Sinnvoll wird ein Paket, wenn Sie zusätzlich eine eigene Auswertung pflegen, die kein Standardprogramm abbildet.
Funktioniert das auch mit eingescannten Belegen?
Ja. Gelesen werden PDF-Dateien, Scans und Anhänge. Wie gut das bei Ihren Belegen gelingt, zeigt der Test an Ihren eigenen Unterlagen, und unsichere Felder werden markiert statt geraten.
Was passiert, wenn sich unsere Tabelle ändert?
Dann wird die Zuordnung der Spalten angepasst. Wie Anpassungen im laufenden Betrieb geregelt sind, steht im Angebot.
Wo werden unsere Belege verarbeitet?
Das hängt von der Betriebsoption ab: bei uns, über Ihren eigenen KI-Zugang oder in Ihrer Infrastruktur. Voraussetzung ist in jedem Fall: Auftragsverarbeitung vertraglich geregelt, kein Training mit Ihren Daten, Verarbeitung in der EU, wo Sie das verlangen.
Ihre Tabelle bleibt Ihre Tabelle
Schicken Sie uns Ihre Vorlage. Wir zeigen Ihnen an Beispieldaten, wie die Belege darin landen.